Qui sont concernés par l'Assemblée Générale à distance ?
En réalité, toutes les institutions qui comptent des actionnaires, des membres et des collaborateurs peuvent se réunir en assemblée générale. ag-en-ligne.fr s'est spécialisé dans la conduite d'AG dématérialisées pour :
Les Entreprises
TPE, PME ou grands groupes : centralisation et digitalisation de votre gouvernance juridique.
Les Associations
Votes par correspondance, conseils à distance et AG en visioconférence simplifiés.
Les Fédérations
Pack sur mesure avec personnalisation des documents et marque blanche disponible.
Les Coopératives
AG hybrides, gestion des pouvoirs papier et numériques, votes certifiés.
Les Cabinets
Offres spéciales pour digitaliser les AG de vos clients et automatiser vos instances.
Les Syndicats
CA dématérialisé, outils collaboratifs, gestion des voix et relances automatisées.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, que vous soyez une TPE, une PME, ou même un grand groupe ; que vos activités soient en création ou en accélération, nous avons la solution et les fonctionnalités adaptées à votre structure.
Vous souhaitez digitaliser votre AG ?
Notre équipe vous accompagne de A à Z sur la digitalisation de vos instances juridiques.
Demander une démoQuand faut-il organiser une Assemblée Générale ?
Une assemblée générale se tient lorsque la participation de tous les membres d'une organisation est requise. Cela peut être d'instance ordinaire ou extraordinaire.
L'Assemblée Générale Ordinaire (AGO)
C'est quoi ?
L'AGO est une réunion programmée une fois par an au sein d'une société ou une organisation. Elle rassemble tous les associés, actionnaires ou membres de l'organisation afin d'en prononcer les comptes annuels. Cette instance fait partie des formalités juridiques obligatoires d'une entreprise.
Qu'y fait-on ?
Pendant la réunion annuelle, l'ordre du jour concerne :
- L'exposé des comptes annuels
- La nomination du commissaire aux comptes
- L'approbation des conventions réglementées et de l'affectation du résultat
- La décision sur les bénéfices (mise en réserve, augmentation du capital ou dividendes)
Quand se tient-elle ?
Les sociétés sont légalement tenues de convoquer les associés/actionnaires à une AG dans les 6 mois suivant la date de clôture de l'exercice comptable. Le plus souvent, l'année comptable s'achève le 31 décembre. L'assemblée générale se tient d'avril à juin n+1.
Déroulement
L'assemblée générale est non limitative. Les dirigeants invitent tous les associés et actionnaires à la réunion annuelle, au plus tard 15 jours avant sa tenue. La convocation comprenant la date, l'heure, le lieu de la réunion ainsi que l'ordre du jour se fait par lettre recommandée avec avis de réception.
Si la participation n'est pas limitée, elle ne requiert pas nécessairement la présence de tous les associés. En cas d'empêchement, ils ont la possibilité de se faire représenter. Mais pour que l'assemblée puisse délibérer, il faut la participation d'un nombre minimal requis : c'est le principe de quorum.
La séance est présidée par le Président de l'entreprise. Les résolutions sont votées à 50% + 1 voix. À la fin, un procès-verbal récapitule les discussions et certifie la tenue effective de l'AG.
L'Assemblée Générale Extraordinaire (AGE)
C'est quoi ?
L'Assemblée Générale Extraordinaire désigne toute réunion requérant la participation des associés et actionnaires en dehors des séances d'AGO.
Quand se tient-elle ?
Sans périodes fixes, elle peut être constituée à chaque fois qu'une affaire urgente requiert le vote des associés :
- Changement de siège social
- Modification de l'objet social
- Augmentation ou réduction du capital social
- Fusion, scission ou apport d'actif
- Changement des modalités de répartition des bénéfices
Déroulement
La convocation doit être envoyée 21 jours auparavant (délai réductible pour les affaires très urgentes) par lettre recommandée avec avis de réception. Les résolutions sont prises par vote à majorité de deux-tiers.
L'Assemblée Générale Mixte — C'est la désignation d'une assemblée générale lorsque l'objet de la réunion répond à la fois à l'ordre du jour d'une assemblée générale ordinaire, et à un sujet de l'ordre de l'extraordinaire.
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Découvrez comment AG en ligne peut simplifier l'organisation de vos assemblées générales.
Demander une démoQuels avantages présente l'Assemblée Générale par correspondance ?
Les mêmes procédures et dispositions légales sont respectées pour une AG en présentiel et une AG dématérialisée. Mais du point de vue organisationnel, le vote par correspondance tire son épingle du jeu avec de nombreux avantages :
Centralisation des AG
Toutes vos organisations gérées depuis un seul compte. Chaque évènement avec tous les fichiers y afférents sont classés au même endroit : convocations, votes, pouvoirs, comptes annuels, procès-verbaux, procurations...
Fiabilité du processus
Système conforme aux normes CNIL. Tableaux de capitalisation clairs, décisions conformes grâce au système de vote certifié.
Sécurisation des échanges
Création, gestion et envois de documents totalement sécurisés (RGPD). Signature électronique certifiée avec Universign.
Simplification des procédés
Process automatisé : convocation tracée, relance automatique, réponse et signature en ligne. AG 100% dématérialisée accessible depuis tous supports.
La proximité des membres — Avec une AG par visioconférence, chaque membre de la réunion vous est directement accessible. Les personnes qui ont expérimenté pour la première fois ce système ont été agréablement surprises de découvrir combien l'ambiance pouvait être chaleureuse.
Quels éléments faut-il prévoir pour préparer une AG à distance ?
Certes, le process est automatisé. Mais pour la tenue de l'AG dans les meilleures conditions, vous devez assurer certaines préparations en amont.
Le Matériel
La réunion se faisant par visioconférence, vous devez avoir :
Assurez-vous que chacun de ces matériels soit opérationnel et de bonne qualité. Procédez à des tests avant le jour J pour éviter toute surprise désagréable.
L'Outil de Réunion
Les outils de visioconférences ont des configurations différentes. Votre choix devra être construit en fonction de :
- Le nombre de participants potentiels
- Le niveau de sécurité nécessaire
- Le type de réunion (participatif ou monologue)
Nos Astuces
- Préparez une présentation PowerPoint pour garder l'attention de votre audience et illustrer vos propos.
- Mettez en place une salle d'attente pour contrôler l'accès des membres à la réunion.
- Coupez les micros à l'entrée. Les membres pourront l'activer pour prendre la parole.
- Coupez le flux vidéo des participants pour garder la bande passante aux intervenants.
- Enregistrez votre réunion directement sur votre ordinateur. Prévoyez un espace de stockage suffisant.
Prêt à organiser votre AG en ligne ?
Découvrez notre plateforme et simplifiez vos assemblées générales dès maintenant.
Demander une démoComment se déroule l'Assemblée générale à distance ?
Lors de la réunion, les participants se trouvent chacun à des endroits différents. Ils se réunissent de manière virtuelle via différents outils. La génération de l'évènement, la gestion de la séance et des documents se font à partir d'une plateforme en ligne.
La Plateforme
Ag-en-ligne.fr est une plateforme de gestion d'AG à distance. Nous avons pour objectif de dématérialiser à 100% vos assemblées générales et conseils. Vous pourrez y générer vos sessions, les gérer, les classer et les suivre de manière simple et sécurisée.
Depuis votre espace personnel et sécurisé, vous allez configurer votre compte. Renseignez les informations sur votre organisation et importez les contacts de vos membres avec leurs coordonnées électroniques.
Les étapes clés
Création de l'évènement
Préparez votre réunion : date, heure, assemblée à constituer, ordre du jour, documents à soumettre, feuille de présence, PV de réunion...
Convocation des participants
La convocation s'opère en quelques clics. Les envois d'e-mail sont tracés. Vous êtes informé de leur réception et ouverture. Les relances sont automatiques.
Organisation
AG 100% dématérialisées ou hybrides (certains en salle, d'autres à distance). La réunion se tient via un outil de visioconférence.
Vote en ligne
Vote sécurisé (RGPD) depuis un espace accessible sur tous supports. Gestion automatisée des votes et pouvoirs avec signature électronique certifiée.
Procès-Verbal
Le PV d'AG est généré et envoyé automatiquement aux membres de l'assemblée.
Important : L'Assemblée Générale dématérialisée répond aux mêmes exigences légales que les AG en présentiel (quorum, ordre du jour...). Chaque participant doit être clairement identifié pour que son vote soit considéré.
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