Comment organiser une assemblée générale en visioconférence ?

Le matériel indispensable

Pour commencer, voici les éléments indispensables dont vous avez besoin pour organiser votre assemblée générale en visioconférence :

• Une caméra / webcam pour que vous soyez visible de tous. Généralement ce système est intégré à votre ordinateur portable.
• Un micro intégré ou externe pour que vos membres puissent vous entendre correctement. Pensez à faire des tests avant de commencer.
• Un casque ou des écouteurs. Cela vous permettra d'entendre clairement les échanges avec vos membres. Nous vous déconseillons fortement d'utiliser un système d'enceinte/hifi car cela risque de causer des soucis de d'écho.
• Une bonne connexion à Internet.

Comment bien choisir son outil de visioconférence ?

Chez AG en ligne, à la demande de nos clients, nous pouvons mettre à disposition une licence Zoom que nous calibrons en fonction des besoins. Facile d'utilisation, Zoom possède toutes les options nécessaires pour organiser votre assemblée générale en visioconférence.

Si vous êtes actuellement en train de chercher un outil de visioconférence pour votre assemblée générale, voici les conseils que nous pouvons vous donner pour choisir le meilleur prestataire :

1. Définir le nombre de participants potentiels à l'AG. Cela vous permettra d'éliminer directement certaines solutions car en moyenne à partir de 30 participants, les solutions deviennent payantes.

2. Évaluer le niveau de sécurité de votre instance. Cela vous permettra de définir les options indispensables de l'outil comme la possibilité de couper les micros de tous les participants, la possibilité d'activer une salle d'attente ou bien encore d'enregistrer la séance.

3. Privilégier les outils simples et efficaces. Pour nous c'est la base ! Plus vous serez à l'aise avec l'outil, plus votre assemblée générale en visioconférence sera une réussite !

4. Pour finir, définissez le type de communication que vous souhaitez entretenir avec vos membres lors de votre réunion. Si vous souhaitez être l'unique intervenant sans intervention possible et que vous avez un important volume de participants, alors il faudra privilégier le système de Webinar.

Comment bien se préparer ?

Comme pour une assemblée générale traditionnelle, vous devez respecter certaines bonnes pratiques pour que votre visioconférence se déroule le mieux possible tout en restant efficace.

Les bases d'une bonne préparation :

• Inviter vos membres en avance
• Faire une visioconférence de simulation pour prendre en main l'outil
• Transmettre dans la convocation l'ordre du jour et les différents documents à consulter
• Respecter les heures définies ainsi que l'ordre du jour
• Présenter chaque résolution distinctement
• Annoncer le résultat aux résolutions et récapituler les décisions prises
• Envoyer le procès verbal ou le compte-rendu à tous les membres.

Conclusion

1. Calibrez votre visioconférence en fonction du nombre de membres total de l'organisation pour éviter les mauvaises surprises. Il vaut mieux avoir plus de capacité que pas assez.

2. Équipez-vous convenablement pour garantir un niveau de qualité suffisant. Rien de pire que d'être tributaire d'un matériel inadapté.

3. Pensez à planifier votre visioconférence avant l'envoi des convocations. De cette manière vous pourrez communiquer à vos membres le lien de la visioconférence directement dans la convocation.

3. Nous vous conseillons fortement de préparer une présentation (type PowerPoint) pour votre assemblée générale en visioconférence. Le partage d'écran vous permettra de maintenir l'attention de tous vos membres. Cela permet également de dynamiser la réunion tout en affichant les informations importantes.

4. Les options les plus fréquemment utilisées pour une AG en visioconférence :

• Mise en place d'une salle d'attente pour contrôler l'accès des membres
• Couper les micros à l'entrée (et/ou pendant toutes la durée de la réunion)
• Activer l'enregistrement de la réunion. Privilégiez un enregistrement en local sur votre ordinateur si votre mémoire le permet. Cela évitera de payer un abonnement supplémentaire de stockage via le cloud.
• Couper le flux vidéo des participants afin de garder un maximum de bande passante pour les intervenants.