Le matériel indispensable
Pour commencer, voici les éléments indispensables dont vous avez besoin pour organiser votre assemblée générale en visioconférence :
Webcam
Pour être visible de tous. Généralement intégrée à votre ordinateur portable.
Micro
Intégré ou externe pour être entendu correctement. Testez avant de commencer.
Casque
Évitez les enceintes qui causent des échos. Privilégiez un casque ou écouteurs.
Connexion
Une bonne connexion Internet est indispensable pour une visio fluide.
Comment bien choisir son outil de visioconférence ?
Chez AG en ligne, à la demande de nos clients, nous pouvons mettre à disposition une licence Zoom que nous calibrons en fonction des besoins. Facile d'utilisation, Zoom possède toutes les options nécessaires pour organiser votre assemblée générale en visioconférence.
Si vous êtes en train de chercher un outil, voici nos conseils pour choisir le meilleur prestataire :
Définir le nombre de participants
Cela vous permettra d'éliminer certaines solutions car en moyenne, à partir de 30 participants, les solutions deviennent payantes.
Évaluer le niveau de sécurité
Définissez les options indispensables : couper les micros, activer une salle d'attente, enregistrer la séance...
Privilégier les outils simples
Plus vous serez à l'aise avec l'outil, plus votre assemblée générale en visioconférence sera une réussite !
Définir le type de communication
Si vous êtes l'unique intervenant avec un important volume de participants, privilégiez le système de Webinar.
Comparatif des outils de visioconférence
| Outil | Version Gratuite | Prix Visio | Prix Webinar |
|---|---|---|---|
| Zoom | 40 min max | 13,99€/mois | 37€/mois |
| Livestorm | Pas de limite | Pas de limite | 99€/mois |
| Google Meet | 1h00 max | Pas de limite | Pas de limite |
| Microsoft Teams | 45 min max | 4,20€/mois | 4,20€/mois |
| GoToMeeting | Pas de limite | 12,5€/mois | 109€/mois |
Source : tool-advisor.fr
Besoin d'aide pour votre AG en visio ?
Notre équipe peut vous accompagner et mettre à disposition une licence Zoom adaptée à vos besoins.
Demander une démoComment bien se préparer ?
Comme pour une assemblée générale traditionnelle, vous devez respecter certaines bonnes pratiques pour que votre visioconférence se déroule le mieux possible tout en restant efficace.
Les bases d'une bonne préparation
- Inviter vos membres en avance
- Faire une visioconférence de simulation pour prendre en main l'outil
- Transmettre dans la convocation l'ordre du jour et les documents à consulter
- Respecter les heures définies ainsi que l'ordre du jour
- Présenter chaque résolution distinctement
- Annoncer le résultat aux résolutions et récapituler les décisions prises
- Envoyer le procès-verbal ou le compte-rendu à tous les membres
Conclusion
Calibrez votre visioconférence
Basez-vous sur le nombre de membres total de l'organisation pour éviter les mauvaises surprises. Il vaut mieux avoir plus de capacité que pas assez.
Équipez-vous convenablement
Garantissez un niveau de qualité suffisant. Rien de pire que d'être tributaire d'un matériel inadapté.
Planifiez avant d'envoyer les convocations
De cette manière vous pourrez communiquer à vos membres le lien de la visioconférence directement dans la convocation.
Préparez une présentation PowerPoint
Le partage d'écran vous permettra de maintenir l'attention de tous vos membres et de dynamiser la réunion tout en affichant les informations importantes.
Les options les plus utilisées pour une AG en visioconférence
Salle d'attente
Pour contrôler l'accès des membres à la réunion.
Couper les micros
À l'entrée et/ou pendant toute la durée de la réunion.
Enregistrement
Privilégiez un enregistrement en local sur votre ordinateur.
Couper la vidéo
Gardez la bande passante pour les intervenants principaux.
Prêt à organiser votre AG en visioconférence ?
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