Votre AG 100% dématérialisée

Dans le contexte de la crise sanitaire liée à l'épidémie du covid-19, les assemblées générales ordinaires (AGO) se tenant généralement au printemps et destinées à approuver les comptes annuels des sociétés s'avèrent bouleversées. Pour ne pas perturber le bon fonctionnement des organisations, il est dorénavant possible de tenir une assemblée générale par voie dématérialisée.

Comme de façon ordinaire, la première phase consiste à réaliser l'envoi des convocations qui seront adressées aux porteurs de droits de vote. Si ces dernières peuvent toujours être adressées par courrier, les statuts de la structure ont la possibilité d'avoir recours à l'envoie de manière électronique. Il est ainsi essentiel que les associés transmettent au dirigeant de l'organisation, leur consentement pour pouvoir être convoqué de cette manière ainsi que l'adresse e-mail à laquelle la convocation leur sera envoyée. Notre plateforme se charge d'envoyer les convocations à chaque actionnaire, et de relancer automatiquement les retardataires.

En parallèle de la préparation des convocations, il est primordial d'initier le contenu de l'assemblée générale. L'organisateur de l'assemblée générale se chargera notamment : les caractéristiques de la tenue de la réunion, les résolutions et les documents mis à la disposition des membres convoqués ou encore le registre de l'ensemble des porteurs de droits de vote. Tous les actionnaires pourront suivre l'assemblée.

Le cours d'une assemblée générale digitalisée reste le même qu'une réunion réunissant physiquement les membres. De fait, pour que les délibérations soient valables, les dispositions de quorum doivent être respectées.

Le jour J (ou avant si le vote anticipé est activé), les participants devront signer leurs bulletins de vote en ligne si vous prévoyez un vote en live. Si le vote par correspondance n'a pas été prévu au sein des statuts de l'organisation, chaque membre participant à l'assemblée générale par le biais d'une conférence téléphonique ou audiovisuelle est compris dans le calcul du quorum. Il doit être correctement identifié pour qu'il puisse prendre activement part aux débats.

Il est à la charge des dirigeants d'organisation d'établir au préalable les conditions dans lesquelles les membres doivent exercer leur droit de vote. Cette collecte des voix peut s'effectuer de différentes manières et à différents moments.

Grâce à AG en ligne vous pourrez proposer à vos membres le vote anticipé ou le vote en live pendant la séance. En effet, il est possible durant les 15 jours précédant la tenue de l'assemblée générale, de donner la possibilité aux membre de voter en ligne – par le biais de notre plateforme. Les actionnaires pourront voter et signer en ligne en plus de pouvoir donner procuration à une autre personne (président, actionnaire, conjoint..)

A l'issue de cette assemblée générale dématérialisée, la rédaction d'un procès-verbal (PV) reprenant les résolutions adoptées est nécessaire. Grâce à notre plateforme, vos PV sont générés automatiquement et peuvent être envoyés à tous vos membres. Les documents seront disponibles sur l'espace personnel de chacun.

Bon à savoir : Le vote électronique permet de simplifier la gestion des votes à distance et maximise le taux de participation aux assemblées générales.