Organiser une assemblée générale en ligne et dématérialisée

Dans le contexte de la crise sanitaire liée à l'épidémie du covid-19, les assemblées générales ordinaires (AGO) se tenant généralement au printemps et destinées à approuver les comptes annuels des sociétés s'avèrent bouleversées. Pour ne pas perturber le bon fonctionnement des sociétés, il est dorénavant possible de tenir une assemblée générale par voie dématérialisée.
Voici comment la mettre en place.
Conformément à l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 et du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants, plusieurs alternatives s'offrent désormais aux sociétés qui ne peuvent pas se réunir dans le cadre de leur annuelle assemblée générale ordinaire (AGO). Elles peuvent reporter de trois mois la tenue de la réunion, à savoir jusqu'au 30 septembre 2020, ou organiser celle-ci, en raison des circonstances exceptionnelles que nous traversons, sous forme de conférence téléphonique ou audiovisuelle. Sur ce dernier point, plusieurs étapes sont à respecter pour organiser une assemblée générale dématérialisée.

Convocation et préparation

Comme de façon ordinaire, la première phase consiste à réaliser les convocations qui seront adressées aux porteurs de droits de vote. Si ces dernières peuvent toujours être adressées par courrier, les statuts de la structure ont la possibilité d'avoir recours à l'envoie de manière électronique. Il est ainsi essentiel que les associés transmettent au dirigeant de l'entreprise, leur consentement pour pouvoir être convoqué de cette manière ainsi que l'adresse e-mail à laquelle la convocation leur sera envoyée. Notre plateforme se charge d'envoyer les convocations à chaque actionnaire, et de relancer automatiquement les retardataires.

En parallèle de la préparation des convocations, il est primordial d'initier le contenu de l'assemblée générale. L'organisateur de l'assemblée générale se chargera notamment : les caractéristiques de la tenue de la réunion, les résolutions et les documents mis à la disposition aux associées/actionnaires convoqués ou encore le registre de l'ensemble des porteurs de droits de vote. Tous les actionnaires pourront suivre l'assemblée.

Déroulement de l'assemblée générale

Le cours d'une assemblée générale digitalisée reste le même qu'une réunion réunissant physiquement les associées/actionnaires. De fait, pour que les délibérations soient valables, les dispositions de quorum doivent être respectées.

Le jour J, les participants doivent signer la feuille de présence. Si le vote par correspondance n'a pas été prévu au sein des statuts de la société, chaque associé ou actionnaire participant à l'assemblée générale par le biais d'une conférence téléphonique ou audiovisuelle est compris dans le calcul du quorum. Il doit être correctement identifié pour qu'il puisse prendre activement part aux débats.
Comment voter ?

Il est à la charge des dirigeants d'entreprise d'établir au préalable les conditions dans lesquelles les associées/actionnaires doivent exercer leur droit de vote. Cette collecte des voix peut s'effectuer de différentes manières et à différents moments.

En effet, durant les 15 jours précédant la tenue de l'assemblée générale, les associées/actionnaires ont la possibilité d'effectuer leur vote en ligne – par le biais de notre plateforme. Les actionnaires pourront voter et signer en ligne en plus de pouvoir donner leurs votes à une autre personne (président, actionnaire, conjoint..)

Le Jour J, les associés ou actionnaires qui n'ont pas voté le feront à main levée par visioconférence ou sinon voteront par télécommunication. Ces votes seront récoltés et ajoutés aux autres votes. Il conviendra toutefois aux actionnaires/associés d'exprimer leur vote préalablement fait effectué.

A l'issue de cette assemblée générale dématérialisée, la rédaction d'un procès-verbal (PV) reprenant les résolutions adoptées est nécessaire. Grâce à notre plateforme, vos PV sont générés automatiquement et envoyés à tous les actionnaires/associés. Les documents seront disponibles sur l'espace personnel de chacun

Bon à savoir : Le vote électronique permet de simplifier la gestion des votes à distance et maximise le taux de participation des associées/actionnaires aux assemblées générales.
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