TOUT SAVOIR SUR L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

Qu'est-ce qu'une assemblée générale ordinaire ?

L'assemblée générale ordinaire ou AGO, est une réunion qui rassemble les associés/actionnaires d'une société afin qu'ils se prononcent sur les comptes annuels de la société. Elle est l'une des formalités juridiques annuelles obligatoires pour une entreprise. Celle-ci est qualifiée d'ordinaire, car elle désigne une réunion normale et récurrente dans la vie d'entreprise contrairement aux assemblées générales extraordinaires (AGE).

Outre l'approbation des comptes annuels, les assemblées générales ordinaires prennent des décisions telles que : la nomination du commissaire aux comptes (s'il y a lieu), l'approbation des conventions réglementées et l'affectation du résultat. Si les chiffres sont positifs, les associés/actionnaires peuvent décider d'une mise en réserve du résultat, d'une augmentation du capital social ou encore d'une distribution sous forme de dividendes.

Quand convoquer une assemblée générale ordinaire ?

L'assemblée générale ordinaire doit avoir lieu une fois par an, dans les six mois de la clôture de l'exercice comptable. Elle est non limitative ce qui veut dire que tous les actionnaires/associés de l'entreprise ont théoriquement la possibilité d'y participer. A noter que si l'un des associés ne peut y assister, il a la possibilité de se faire représenter par une tierce personne.

Généralement, les assemblées générales ordinaires ont lieu au cours des mois d'avril à juin, les entreprises clôturant leurs comptes pour la plupart au 31 décembre. Ce sont les dirigeants de la société qui convoquent les associées/actionnaire à l'assemblée générale ordinaire. Les modalités de convocation diffèrent selon le statut juridique de l'entreprise.

L'ensemble des membres dont la présence est requise doit être convoqué au moins 15 jours avant l'assemblée par lettre recommandée avec avis de réception. La convocation doit mentionner l'ordre du jour, la date, l'heure et le lieu de réunion. Certains documents sont également remis à cette occasion : comptes annuels, une liste de propositions de résolutions ou encore un rapport de gestion.

Bon à savoir :

Une assemblée générale doit obligatoire être convoquée afin de soumettre les comptes annuels à l'approbation des associés ou actionnaires. Si ce n'est pas le cas, les dirigeants de la société encourent des sanctions pénales pouvant aller jusqu'à six mois de prison et 9 000 euros d'amende.

Après avoir pris connaissance des informations qui leur sont jointes, les actionnaires et associés auront alors jusqu'à la tenue de l'assemblée pour poser leurs questions par écrit et pouvoir ainsi débattre et statuer sur certains points le jour de la réunion.


Déroulement et fonctionnement d'une assemblée générale ordinaire

Lors d'une assemblée générale ordinaire, le président de l'entreprise préside la réunion. Les résolutions qu'il soumet doivent ensuite être votées par l'assemblée des associés/actionnaires.

Pour que l'assemblée puisse délibérer, les membres de l'assemblée sont dans l'obligation de s'assurer que le nombre minimal de personnes dont la présence est requise ou représentée est respecté. C'est ce que l'on appelle le principe du quorum. Pour s'assurer de la présence des membres convoqués, il peut être judicieux de mettre en place une feuille de présence..

Bon à savoir :

Pour les sociétés anonymes (SA), les actionnaires présents ou représentés doivent posséder au moins le cinquième des actions ayant le droit de vote. Pour les sociétés à responsabilité limitée (SARL), il n'y aucune obligation de quorum.

Les décisions à prendre sont ensuite soumises à un vote, effectué soit à main levée ou par écrit. Elles doivent être prises à la majorité requise (50% des voix +1) des voix des personnes présentes ou représentées.
En cas de non majorité, les associés peuvent être convoqués ou consultés une seconde fois. Les décisions sont alors adoptées à la majorité des votes émis quel que soit le nombre d'associés ayant participé au vote.

A l'issue de l'assemblée générale, un procès-verbal faisant état des discussions et des résolutions votées est établi. Il est la preuve de la tenue de la réunion.

01 Avril 2020