AG en ligne

Le guide complet d'une Assemblée Générale

La pandémie de COVID-19 marquera définitivement un tournant décisif sur les relations sociales et professionnelles humaines : la distanciation sociale. Dorénavant, la plupart des activités d'une entreprise, dont l'assemblée générale, peut et doit être exécutée à distance. Tout un processus informatique et digital est mis en place pour faciliter cette forme de collaboration moderne. Néanmoins, ce nouveau process nécessite un recyclage des connaissances et un surcroit d'organisation. Aussi, des entreprises comme ag-en-ligne.fr se sont formées pour aider les institutions à organiser et à gérer leurs AG à distance.
C'est bientôt l'heure de clôturer l'exercice de votre société et vous souhaitez en savoir plus sur l'organisation d'une assemblée générale ? Vous êtes au bon endroit ! Voici en résumé ce qu'il faut savoir pour organiser votre prochaine assemblée générale à distance ou en physique, ordinaire ou extraordinaire, de la convocation à la rédaction du procès-verbal (PV) !

Qui sont concernés par l'Assemblée Générale à distance ?


En réalité, toutes les institutions qui comptent des actionnaires, des membres et des collaborateurs peuvent se réunir en assemblée générale. ag-en-ligne.fr s'est spécialisé dans conduite d'AG dématérialisées pour :
Quelle que soit la taille de votre entreprise, que vous soyez une TPE, une PME, ou même un grand groupe ; que vos activités soient en création ou en accélération,

Nous avons la solution et les fonctionnalités adaptées à votre structure. Nous vous proposons :

  • La centralisation et la digitalisation de la gouvernance juridique de votre entreprise,
  • La gestion de l'Assemblée Générale entreprise à distance,
  • La gestion de votre table de capitalisation,
  • Les échanges sécurisés de vos documents,
  • La signature électronique certifiée de vos accords et contrats.

Les Entreprises

Notre plateforme est mise à la disposition des associations pour simplifier les votes par correspondance, les conseils à distance et les assemblées générales visioconférence. Quelles que soient la nature et la taille de votre association, nous vous présentons :

  • Un accompagnement personnalisé et adapté,
  • Des offres d'AG dématérialisée clé en main, incluant :
  • La génération automatique des documents utiles à la réunion : pouvoir, feuilles d'émargement, bulletins de vote, PV de réunion, etc.
  • La gestion des pouvoir,
  • Le calcul du Quorum

Les Associations

Les fédérations ont un statut particulier. Cela apporte plus de contraintes juridiques à leurs AG, par rapport à celles des associations. Ainsi, les fédérations ont besoin de plus d'assistance dans la conduite de leurs réunions. Notre structure met en place un processus spécifique pour répondre à leur besoin particulier :

  • Proposition d'un pack sur mesure, incluant la personnalisation des documents générés,
  • Etablissement de la marque blanche, …

Les Fédérations

Les coopératives regroupent des professionnels du monde rural. Ceux-ci ne sont pas nécessairement en phase avec les nouvelles technologies et le digital. L'enjeu est donc de ramener les associés vers la transition numérique. Nous sommes conscients de cette problématique et proposons une alternative efficace aux organisations quels que soient leur envergure et leurs contraintes juridiques.

Nous assurons :

  • La tenue d'Assemblés Générales hybrides, c'est-à-dire en présentiel et à distance,
  • La gestion des pouvoirs sur papier et numériques,
  • La gestion des collèges et des limites de pouvoirs,
  • La tenue de votes certifiés ainsi que les relances automatisées, …

Les Coopératives

Nous collaborons aussi avec les professionnels. Nous leur réservons des offres spéciales pour qu'ils puissent digitaliser les assemblées générales de leurs clients. Nous leur proposons également l'automatisation de leurs instances juridique.

Les Cabinets

Nos solutions répondent aux différentes exigences des syndicats quelles que soient leurs contraintes juridiques. À tout moment, une instance par visioconférence pourrait être initiée pour que chaque membre puisse prendre part aux débats urgents et importants.

Notre entreprise sera à vos côtés pour mettre à votre disposition :

  • Un service de Conseil d'Administration dématérialisé,
  • Des outils collaboratifs,
  • La gestion du nombre de voix et des limites de pouvoirs,
  • Les relances automatisées

Les Syndicats

Quand faut-il organiser une Assemblée Générale ?


Une assemblée générale se tient lorsque la participation de tous les membres d'une organisation est requise. Cela peut être d'instance ordinaire ou extraordinaire.

L'Assemblée Générale Ordinaire

  • C'est quoi ?
L'AGO est une réunion programmée une fois par an au sein d'une société ou une organisation. Elle rassemble tous les associés, actionnaires ou membres de l'organisation afin d'en prononcer les comptes annuels. Cette instance fait, d'ailleurs, partie des formalités juridiques obligatoires d'une entreprise.

  • Qu'y fait-on ?
Pendant la réunion annuelle, l'ordre du jour concerne :

  • Naturellement l'exposer des comptes annuels,
  • Mais aussi, la nomination du commissaire aux comptes,
  • L'approbationdes conventions réglementées et de l'affectation du résultat,
  • La décision de ce qui sera fait des bénéfices si le résultat est positif (mise en réserve, augmentation du capital social ou partage sous forme de dividendes).
  • Quand se tient-elle ?
Les sociétés sont légalement tenues de convoquer les associés/actionnaires à une AG dans les 6 mois suivant la date de clôture de l'exercice comptable. Le plus souvent, l'année comptable s'achève le 31 décembre. L'assemblée générale se tient d'avril à juin n+1.

  • Déroulement
L'assemblée générale est non limitative. Les dirigeants invitent tous les associés et actionnaires à la réunion annuelle, au plus tard, 15 jours avant sa tenue. La convocation comprenant la date, l'heure, le lieu de la réunion ainsi que l'ordre du jour se fait par lettre recommandée avec avis de réception. Elle pourrait être accompagnée des comptes annuels, d'une liste de propositions de résolutions et/ou d'un rapport de gestion.

Si la participation n'est pas limitée, elle ne requiert pas nécessairement la présence de tous les associés. En effet, en cas d'empêchement, ils ont la possibilité de se faire représenter par une personne tierce. Mais pour que l'assemblée puisse délibérer, il faut la participation d'un nombre minimal requis. C'est le principe de quorum.

La séance d'assemblée générale entreprise est présidée par le Président de l'entreprise. Une fiche de présence doit être mise en place pour vérifier le nombre de participants. Puis, le prédisent soumet les résolutions qui seront votées par l'assemblée à 50%+1voix. Au cas où une proposition n'a pas atteint le score, elle devra être réétudiée et fera l'objet d'un autre vote lors d'une autre réunion.

A la fin de la séance, un procès-verbal sera dressé. Il récapitule les discussions et les résolutions votées et certifie la tenue réelle et effective de l'AG.

L'Assemblée Générale Extraordinaire

C'est quoi ?

L'Assemblée Générale Extraordinaire désigne toute réunion requérant la participation des associés et actionnaires en dehors des séances d'AGO.

Quand se tient-elle ?

Sans périodes fixes, elle peut être constituée à chaque fois qu'une affaire urgente requiert le vote des associés. Comme pour le cas :

  • De changement de siège social,
  • D'une modification de l'objet social de l'organisation,
  • D'une augmentation ou d'une réduction de son capital social,
  • D'une fusion, scission ou un apport d'actif,
  • De changement des modalités de répartition des bénéfices

Déroulement

Comme il s'agit d'une session imprévue, la convocation doit être envoyée 21 jours auparavant. Cependant, pour des affaires très urgentes, ce délai peut être réduit. La convocation doit toujours être envoyée par lettre recommandée avec avis de réception. Elle comportera aussi la date, l'heure, le lieu de la réunion, ainsi que l'ordre du jour. Le quorum doit être respecté. La fiche de présence en témoignera. Les résolutions seront prises par vote à majorité de deux-tiers.

L'Assemblée Générale Mixte

C'est la désignation d'une assemblée générale lorsque l'objet de la réunion répond à la fois à l'ordre du jour d'une assemblée générale, et à un sujet de l'ordre de l'extraordinaire.

Quels avantages présente l'Assemblée Générale par correspondance ?

Les mêmes procédures et les dispositions légales sont respectées pour une AG en présentiel et une AG dématérialisée. Mais du point de vue organisationnel, le vote par correspondance assemblée générale tire son épingle du jeu. En effet, il présente de nombreux avantages considérables.

La centralisation des Assemblées Générales

Toutes vos organisations, même si elles sont nombreuses, sont gérées à partir d'un seul compte :

  • Chaque évènement avec tous les fichiers y afférents sont classés au même endroit et facile à retrouver : convocations, votes et pouvoirs, comptes annuels, procès-verbaux, procurations, …
  • Des fonctionnalités vous permettent lancer la visioconférence, générer et suivre les relances automatisées, …

La fiabilité du processus

Le système mis en place pour notre plateforme répond aux normes imposées par la CNIL. Ainsi, nos procédés vous garantissent un service sécurisé et une conformité maximale :

  • Vos tableaux de capitalisation sont clairs et sans erreur. Ils sont regroupés pour faciliter leur consultation. Ils sont classés par période pour en faciliter la lecture
  • Les décisions prises en assemblées sont conformes car la plateforme met à votre disposition un système de vote certifié.

La sécurisation des échanges de documents

La création, la gestion, les envois de documents, les échanges de fichiers depuis la plateforme sont totalement sécurisés, conformément au Règlement Général sur la Protection des données.

La signature électronique réalisée avec Universign est certifiée. Tous les documents à soumettre aux membres pendant l'AG en ligne leur sont accessibles depuis leurs espaces dédiés. Ils pourront les signer très facilement, mais de manière sécurisée et certifiée.

La simplification des procédés

La centralisation de la gestion permet de faciliter grandement le process en vous laissant une marge d'erreur minimale. Accédez à votre espace personnel pour créer et générer votre évènement. Le reste se fera presque tout seul. En effet, vous n'aurez qu'à renseigner une poignée d'informations requises sur votre organisation et les noms et coordonnées des membres au préalable. Le reste du process se génère automatiquement : Convocation tracée, relance automatique, réponse et signature en ligne.

Votre AG est 100% dématérialisée et accessible. Les membres peuvent accéder au vote depuis tous les supports.

La proximité des membres

Cela pourrait sembler paradoxal, mais lors d'une assemblée en présentiel, vous n'avez que deux voisins immédiats, quatre tout au plus. Avec une AG par visioconférence, chaque membre de la réunion vous est directement accessible. De plus, les petites taquineries entre copines est toujours possible grâce au tchat.

Les personnes qui ont expérimenté pour la première fois le système de travail ou de réunion en ligne ont été agréablement surpris de découvrir combien l'ambiance pouvait être chaleureuse.

Quels éléments faut-il prévoir pour préparer au mieux une Assemblée Générale entreprise à distance ?

Certes, le process est automatisé. Mais pour la tenue de l'AG dans les meilleures conditions, vous devez assurer certaines préparations en amont de la réunion.

Le Matériel

La réunion se faisant par visioconférence, vous devez avoir :

  • Un ordinateur
  • Une caméra ou une webcam
  • Un micro
  • Un casque ou des écouteurs
  • Une connexion internet
Assurez-vous que chacun de ces matériels soient opérationnels et de bonne qualité pour que les échanges puissent se passer au mieux. Procédez à des tests avant le jour J pour éviter toute surprise désagréable.

Pour organiser votre assemblée générale en visioconférence , vous aurez besoin de ces éléments indispensables :

L'Outil de Réunion

Les outils de visioconférences ont des configurations et des fonctionnalités propres différentes. Votre choix devra être construit en fonction de ces différentes caractéristiques. Ainsi, vous devez observer certaines considérations :

  • Connaitre le nombre de participants potentiels à vos AG en ligne,
  • Evaluer le niveau de sécurité nécessaire,
  • Définir le type de réunion : participatif ou monologue.
Ces éléments vous permettront de choisir votre solution, avec les options de configuration. Privilégiez les outils simples, dits de base pour en faciliter la manipulation.

Nos Astuces

Pour agrémenter la réunion, préparez une présentation de type PowerPoint. En plus de garder l'attention de votre audience, vous illustrerez vos propos par des informations importantes.

Mettez en place une salle d'attente. Vous pourrez, ainsi, contrôler l'accès des membres à la réunion.

Coupez les micros à l'entrée. Les membres pourraient l'activer pour prendre la parole en cours de réunion.

Coupez le flux vidéo des participants pour que la bande passante soit, au maximum, gardée pour les intervenants.

Enregistrez votre réunion. Pour éviter de payer un abonnement de stockage sur le cloud, enregistrez-la directement sur votre ordinateur. Pour cela, Prévoyez un espace de stockage suffisant.

Comment se déroule l'Assemblée générale à distance ?

Comme son nom l'indique, lors de la réunion, les participants se trouvent chacun à des endroits différents. Ils se réunissent de manière virtuelle via différents outils. La génération de l'évènement, la gestion de la séance et des documents se font à partir d'une plateforme en ligne.

La Plateforme

Ag-en-ligne.fr est une plateforme de gestion d'AG à distance. Nous avons pour objectif de dématérialiser à 100% vos assemblées générales et conseils. Vous pourrez y générer vos sessions, les gérer, les classer et les suivre de manière simple et sécurisée.

Depuis votre espace personnel et sécurisé, vous allez configurer votre compte. Renseignez les informations indispensables sur votre organisation. Gérez les membres de l'organisation en important les contacts avec leurs coordonnées électroniques.

La Création de l'Évènement

Vous préparerez votre réunion à partir de la plateforme. En accédant à votre espace client, vous créez votre évènement en préparant :

  • La date et l'heure de tenue de la réunion,
  • L'assemblée à constituer,
  • L'ordre du jour,
  • Les documents à soumettre aux membres,
  • La feuille de présence,
  • Le PV de réunion, …

La Convocation des participants

La convocation de tous les membres s'opère en quelques clics. Les envois d'e-mail depuis la plateforme sont tracés. Vous serez informé de leurs réception et ouverture.

La réponse des membres convoqués se fait en ligne. Ils indiqueront leur participation ou signeront directement leurs pouvoirs ou votes en ligne. Vous serez, par la suite, notifié de l'arrivée des pouvoirs signés.

Ceux qui ne vous auront pas répondu feront l'objet d'une relance automatique.

L'Organisation

En regard aux organisations et au niveau d'appréhension de leurs membres, les assemblées générales peuvent être :

  • à 100% dématérialisées : tout se passe à distance,
  • ou hybrides : certains membres peuvent se réunir dans une salle pendant que d'autres atteindront la réunion à distance.
Quoi qu'il en soit, la réunion se tient via un outil de réunion en ligne et les interventions se font par prise de parole via l'interface.

La tenue de l'Assemblée Générale Dématérialisée

L'Assemblée Générale dématérialisée se déroule de la même manière que les Assemblées Générales en présentiel. Elle répond aux mêmes exigences légales en ce qui concerne le quorum et la tenue de la réunion. L'ordre du jour reste le même. La seule différence réside dans la manière de se réunir : celle-ci se fait de manière virtuelle. Il faut, toutefois, que chaque participant soit identifié clairement pour que son vote soit considéré.

Le Vote en ligne

Le vote en ligne respecte les règles en vigueur sur la RGPD. Il se fait directement sur la plateforme et depuis un espace totalement sécurisé et accessible depuis n'importe quel support. Ou alors, il donne son pouvoir à d'autres membres. La gestion des votes et des pouvoirs est automatisée et certifiée grâce au système de signature électronique.

Les membres qui n'auront pas effectué le vote au préalable pourront le faire pendant l'instance à main levée.

Le Procès-Verbal de réunion

Avec la solution de dématérialisation, le PV est généré et envoyé automatiquement aux membres de l'assemblée.

Vous souhaitez en savoir plus sur l'assemblée générale en ligne ou à distance ?
Rôle et déroulement de l'AG
Pour s'assurer du bon fonctionnement d'une organisation les membres doivent se réunir au moins une fois par an lors d'une assemblée générale ordinaire. Cette dernière est une étape obligatoire de la vie d'une organisation.

Cependant, les membres peuvent être amenés à voter des résolutions pour prendre des décisions plus ponctuelles (ex : changement de domiciliation de votre entreprise). Pour prendre ce type de décisions, il faudra réunir une assemblée générale extraordinaire (AGE).

Comment convoquer les membres de l'organisation?
Généralement, l'ensemble des membres dont la présence est requise doivent être convoqués au moins 15 jours avant l'assemblée générale par lettre recommandée avec avis de réception ou par email à condition que les standards de sécurités soient respectés. La convocation doit mentionner l'ordre du jour, la date, l'heure et le lieu de réunion. Certains documents sont également remis à cette occasion : comptes annuels, une liste de propositions de résolutions ou encore un rapport de gestion.
Quelles sont les règles de quorum et de majorité dans une AG?
Lors des assemblées générales ordinaires (AGO) ou extraordinaires (AGE), des règles de quorum et de majorité doivent être respectées pour que les délibérations puissent être adoptées par procès-verbaux. Celles-ci s'avèrent différentes en fonction de la nature de l'assemblée et du type d'entreprise. Cliquez ici pour en savoir plus sur les règles de quorum.

Comment rédiger le PV d'AG?
A l'issue de l'assemblée générale, un procès-verbal faisant état des discussions et des résolutions votées est rédigé. Ce document est la preuve de la tenue de la réunion et des décisions qui ont été prises au cours de celle-ci. Il doit être scrupuleusement rédigé afin d'en assurer sa validité. Tout savoir sur la rédaction d'un procès-verbal (PV).

Prêt à digitaliser vos assemblées générales ?

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